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五措并举创新医院档案管理
        发布时间:2016年05月04日

    “创新是一个民族进步的灵魂,是国家兴旺发达的不竭动力。”创新是时代发展的必然要求,创新是各行各业发展的动力。只有不断创新,才能使档案工作充满生机与活力,才能使档案事业得到可持续发展,才能更好的服务于医院发展,更好的为人民群众服务。笔者通过多年的档案管理经验总结认为,档案管理要从管理观念、管理模式、管理方式、管理队伍、管理手段五个方面进行创新。
     一、档案管理观念的创新
     随着信息化时代到来,传统医院档案管理将发生重大变化。①医院档案工作重点将逐步转移到为医疗卫生改革和医院发展建设服务上来。②医院档案信息表现形式和载体发生了变化,数字化信息记录形式出现。③由于技术创新,实现档案信息电子化,传统的档案人工管理将进人计算机管理,网上管理和对文件档案形成过程的管理。④医院档案管理者的角色将发生变化,由档案保管员向档案信息员转变。
观念创新是管理创新的前提。管理观念上必须解放思想,更新观念,彻底改变旧观念,牢固树立新观念。通过管理现代化,真正的把档案利用者的需求放在第一位,力求做到便捷、畅通、高效、全面。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想,观念创新是管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标。
     二、档案管理模式的创新
     档案室尽管也是医院机关部门,但大多属于非独立结构,一般隶属医院办公室管理,其职能主要是执行而非决策。随着医疗体制的改革和深化,教、学、研在医院重心的提升,一些管理者逐步认识到档案管理工作的重要性,在医疗机构改革中,先后将档案室从党政办独立出来,变成档案管理的职能部门,由被动执行变为主动决策,对促进医院档案管理变革具有重要意义。我们医院在这方面就开始了尝试,效果是明显的。医院档案工作的主体地位形成之后,就要注重医院未来的发展方向,把握前瞻性的特点,在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新,这就能使档案工作更高效、安全。各项工作从维持型向创造型发展,为档案工作创造了一个良好的氛围,其工作主动性大大增强。医院的档案工作也出现了不同于以往的超越,呈现出医院档案应有的价值。
     三、档案管理方式的创新
     在管理方式上,通常档案管理的好坏是通过对管理水平的高低来评价的,场所、设备和室藏是硬件部分,目前条件较好,而对档案的开发利用程度和服务效果往往是管理人员不太注意的环节。我们把工作重心从对室藏设备、档案材料的管理转向对利用者和档案管理人员的管理。主要强调管理人员要想利用者之所想,急利用者之所急,馆员与利用者之间的关系也配合得更加融洽与协调。
       医院档案工作者要深入临床一线进行调研,了解各项医疗工作对档案信息要求,有目的地从室藏档案材料中挖掘有价值的信息,开展编研工作,编制多种检索工具,提供主动服务。加强档案利用反馈信息的管理,了解和研究档案利用的各种反馈信息,可以明了档案效益发挥情况,提高档案利用率。加强各级医院信息的横向联系,打破院与院之间的界限,互通档案信息,以满足医疗、教学、科研需要,逐步实现档案信息资源共享。
     四、档案管理队伍的创新
     随着医院的快速发展,随着人民群众的需求越来越高,必须要创新档案管理队伍建设,努力营造一支政治素质强、业务水平精、工作作风正、工作纪律严的专业队伍。作为档案工作主体的专职档案人员,如果知识贫乏、老化、单一,面对新情况、新问题就很难提出解决的办法,工作中更谈不上有所改进和创新。因此,创造积极向上的学习氛围非常重要,专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要,把终身教育作为一种必然选择,努力学习,不断“充电”,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度,提出具体要求,以促进专职档案人员在其位、谋其事,努力去多思考,多研究,营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。
     五、档案管理手段的创新
     医院以医疗工作为核心,医院领导以前不很重视档案管理现代化,但是通过几年的努力,特别是医、教、研三位一体的日益需求,用现代化管理手段替代传统的手工管理,水到渠成,医院也充分认识到了档案管理现代化的重要意义,装备日益精良。在此基础上,我们完善库藏条目录入工作,编制多种档案条目的检索方法,提高了工作效率和服务质量。技术的更新既减轻了工作人员的劳动强度,也提高了档案重复利用的次数。目前,我们积极准备数字档案室的建设,并就如何更好地衔接档案部门与党政办公、各部门信息化、自动化提出建议,主动地把档案工作重点与医院中心工作结合起来,为医疗、教学、科研服务,使档案管理出现了前所未有的新局面,实现了管理水平的优质高效。



                                        山东省宁津县人民医院 时洪亮
                                              

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