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加强专门档案管理为服务民生提供保障
        发布时间:2015年12月17日

  山东省档案学会

  学 术 交 流 文 章
       县级管理的档案是国家档案资源的重要组成部分,搞好“覆盖人民群众的档案资源体系”和“服务人民群众的档案利用体系”建设,对于国家档案资源建设和档案事业发展具有基础性和现实性意义。其中必然要涉及专门档案资源管理这个一直困扰着县级档案部门的现实问题,而专门档案又是民生档案资源的基础,只有以此为突破口,才能从根本上探寻民生档案管理和利用的最佳途径。
       专门档案与民生档案的关系
       专门档案,是指文书档案以外所有在专门活动中形成的档案,如会计档案、统计档案、诉讼档案、婚姻档案、知青档案、信访档案等。其特点是:很强的专业性、独立性、现行性,具有突出的现实使用价值。离开专门档案的支持,专业活动往往无法正常开展。
       民生档案属于专门档案范畴。民生档案涉及政府对社会进行公共管理和服务的各个部门,是有关公民生存与发展的档案。主要包括:土地管理、人口普查、信访监察、婚姻登记、计划生育等内容。其显著特点是很强的动态性、管理和服务对象大多为公民个体。是“人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作中集中体现。
       专门档案管理现状及民生档案管理中存在的问题
       宁津县档案局2008年底组织对全县民生档案的现状进行了摸底调查,调查内容主要包括:民生档案的种类、数量、形成时间、管理状况、日常管理部门情况、数字化建设情况和开放利用情况等等。这次调查客观的反映了我县部分民生档案工作的现状:
       一、基本情况:
        1、我县民生档案的种类繁多、涉及面广。现有的民生档案种类:养老保险档案、劳动就业档案、医疗保险档案、婚姻档案、知青档案、诉讼档案、土地房产档案、企业法人登记档案、信访档案、户籍档案、职称评聘档案、计划生育档案、病历档案、卫生防疫档案、学生学籍档案等。据这次调查的不完全统计,民生档案的种类多达 60余种,涉及20多个系统。
        2、民生档案的种类、数量呈快速增长的趋势。如地籍档案、房产档案、个体工商户登记档案、婚姻档案等。
        3、民生档案查询率高、社会效益好。如2008年县档案馆接待查阅土地房产档案利用者128人次,提供档案356卷次。
       二、当前存在的问题有:
        1、民生档案建设意识还不强,包括不少机关的档案人员还对民生档案缺乏足够的认识,重文书轻专门档案。
        2、缺少专职档案管理人员。大多数档案管理人员都是兼职的,而且未接受过系统、全面地档案培训。另外有些部门岗位变换频繁,因此档案管理工作常常造成脱节。
        3、基础设施薄弱,信息化管理没有普及,未实现档案微机化管理。
     管理民生档案,为开展民生工作服务
       针对我县民生生档案工作现状和存在的问题,我认为:要整体推进我县民生档案工作,必须抓好以下几个方面的工作:
       一、要提升民生档案意识。进一步提升全社会的民生档案意识,特别是涉民单位领导和档案人员的民生档案意识,使民生档案工作的开展有一良好的思想基础。为此,一是要加大民生档案宣传工作的力度,利用报刊、杂志、网站等开设专栏,定期或不定期编制民生档案的有关信息,供各级领导决策参考、为社会公众服务,使民生档案深入人心。二是依托档案教育培训平台,在档案干部的岗位培训、继续教育中引入民生档案的内容,大力宣传民生档案和民生档案工作,整体提升民生档案意识。
       二、要抓民生档案的源头。民生档案是涉民单位从事社会管理活动过程中形成的原始记录,不抓住这个源头,民生档案工作将成无源之水。只有从产生民生档案单位的建档工作抓起,切实做好相关文件材料的收集、整理、归档等项工作,民生档案工作才有坚实的基础。
       三、要有效整合民生档案信息资源。民生档案信息资源的有效整合是民生档案充分、有效利用的前提和保障。民生档案资源的整合,包括民生档案信息资源的整合和民生档案实体的整合,要从进一步加大接收、征集力度着手,把民生档案作为档案资源建设的重点,逐步建立、健全民生档案体系。
       四、加强民生档案信息资源开发利用。当前,加快县档案馆现代化建设,对重点民生档案制定接收计划,对保管条件差,利用手段落后单位的民生档案,要采取协商的办法提前接收进馆,并通过信息网络平台实现民生档案信息资源共享。围绕关系人民群众切身利益的重大专题,开展档案信息的深度加工和专题编研工作,开发一批直接服务公众的重要专题。同时,着手增强现行文件查阅中心的服务功能,将各部门公开信息全部纳入服务内容。
       总之,只有加强专门档案管理,才能更好地服务民生。
                                                          

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