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浅谈档案管理队伍的稳定与人才培养
        发布时间:2015年10月22日

  山东省档案学会

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       改革开放三十多年来,档案工作取得了前所未有的成就,专业档案人员队伍在逐年壮大,管理人员素质不断提高,管理技术和手段日趋成熟和完善,档案事业的发展呈现出了新的生机和活力。但从整体上看,对档案工作认识不够深刻、档案队伍不稳定、管理人员整体素质不能适应新时期开展档案工作的需要、档案信息深层次研究和开发进度与社会、信息的发展相对滞后等一系列问题仍旧存在。因此档案事业要更快、更好、更健康地发展,首先要以人为本,增强管理意识,稳定档案管理队伍,加强人才培养,为我国档案事业发展的现代化、信息化、科学化提供前提和保证。
      一、档案管理队伍存在的问题
   (一)档案管理队伍不稳定,人员变动频繁。档案工作连续性强,档案管理自身业务及案卷所涉及内容,都带都较强的技术含量,需要档案人员长时间地进行档案管理知识和所涉及的业务知识的学习,不断提高自身素质,积累经验,使管理技术、手段、内容不断得到改进。档案管理人员的频繁更换,无疑影响到档案工作的连续性、渐进性。
   (二)档案专业人员匮乏。几年来,档案专业人员队伍的整体素质有所提高,高水平、高层次管理人才比例有所增加,但由于档案工作内容广泛,涉及各行各业各个区域,业务繁重,需要专业管理人员较多,专业档案管理人员仍显得比较匮乏,管理队伍还需进一步壮大。 
   (三)档案管理研究人才更为紧缺。档案工作既是一项业务性工作,又是一项较为重要的研究工作。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击,以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式,要求从事档案研究人员,既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的创新意识,既要有吃苦耐劳的精神,又要开拓进取适应市场经济的发展。这无疑对档案研究人员提出了更高的标准和要求,大多研究人员还要经过一段时间的努力和学习才能较好地胜任此项工作。
   (四)管理人员创新观念转型缓慢。当今社会计算机和信息技术的快速发展,对档案管理工作产生了巨大影响。随着办公自动化进程的加快,大量的信息管理技术和手段已应用到档案管理中来,方便、快捷、高效、易于保存与管理。但是档案的现代化建设不是简单地对信息技术的操作和应用,而是要借助现代化的管理手段,运用先进的管理理念,对档案进行更加系统、科学、合理的管理。尽快树立起现代化、信息化的观念是每一个档案工作者适应现代化的档案管理首先要解决的问题。
事实表明,如果不稳定档案管理队伍,加强人才的培养,提高档案干部队伍的素质,档案事业的发展与档案功能的发挥将受到很大制约。
      二、稳定队伍、提高管理人员素质的对策
档案工作是一门管理科学与系统工程,要实现档案的科学化、标准化、规范化管理与档案适应时代的可持续性发展,首先要以人为本,全面提高档案人员的政治、道德素养,培养精明强干的业务素质和能力素质,转变观念,创新技术,精益求精,努力打造一支稳定性强、技术精良的档案管理队伍,不断提高档案管理工作的服务质量和研究水平。
   (一)各级各部门应提高对档案工作的重视程度,稳定人心。
档案工作是一项连续性、衔接性、过渡性较强的工作,需要管理人员进行系统的档案专业知识学习和涉及内容及学科的深入学习,并不断积累管理经验,才能将所管理的部分逐步完善与改进。因此,从维护档案工作的长远利益考虑,必须抓紧做好档案干部的稳定工作。
各级各部门要加强对档案工作的认识,无论是国家机关、企事业单位,无论是文字、数据、图纸、音像,无论是科技、文书、声像、会计等各行各业、各类档案,都是长时间以来人民群众从事管理、生产经营等的实践活动中获取和积累的劳动成果和智慧的结晶,是人类发展历程的客观现实的真实记录。如今在瞬息万变的知识经济和信息化流通大潮中,档案的收集、整理、保管以至合理利用都显得尤为重要,档案显然成为市场竞争中的无形资产,它的实用效益在充分利用中得到发挥。
加强对档案的重视程度,大胆选用人才,制定用人管理制度,做好档案干部的思想政治工作,解决他们的实际问题,促进专职档案人员安心工作,使他们有更多的精力思考研究问题,营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围,促进档案工作的持续稳定发展。
    (二)档案管理人员要转变观念、开拓创新
        1、要具备现代化观念。计算机和信息技术的快速发展与在档案领域的广泛应用,使现代档案工作与传统的档案工作产生了划时代的巨大变化。随着机关、企事业单位办公自动化、信息化进程的加快,大量的录音、录像、照片、电子文档等新型档案载体纳人档案管理。要适应现代信息技术的发展,引进先进的管理技术和理念,尽快树立起档案的现代化观念是每一个档案工作者适应当前岗位的需要迈出的关键一步。
        2、要具备信息化观念。社会主义市场经济体制要求档案工作必须主动与市场经济接轨,档案管理手段要与社会的信息化进程相适应。现代化的办公设备在档案案管理中的应用,使档案信息的收集、加工、处理、传输、贮存的实现档案管理现代化、自动化,大大提高信息的开发与利用效率。传统的手工信息管理与搜集,在市场竞争和信息流通的今天,很可能给单位造成无法估量的损失。因此档案管理人员必须树立起强烈的信息化观念,运用高科技的手段和技术来管理档案,深入了解信息市场的需求和变化,对于信息的整理、保护、搜集等各环节正确运用和把握,积极开发、汇集高质量、能产出高效益的档案信息,并及时把有积极影响力的信息推向社会,使档案信息在市场经济环境中发挥作用,将档案的无形资产变为社会效益。
       3、要具备竞争观念。档案工作业务性强、工作量大、内容广泛兼具服务性,因此档案人员既要有扎实的业务功底,又要有较强的沟通能力和服务水平。受知识经济和信息化的冲击,档案人员必须增强竞争意识,根据未来的档案工作发展趋势的要求,紧密结合工作实际需要,拓宽知识面,学习新技术,以适应新形势,用新办法、新思路,解决新问题,努力将自身打造为掌握先进管理技术与工作方法、始终站在科技与信息最前沿、一专多能的档案工作人才。
    (三)采用先进技术和设备,为档案工作人员提供良好的发展环境
办公自动化后,档案载体发生了变化,信息数据实现了远程交换和处理。电子文件以其快捷的传输速度和方式逐步取代纸质档案。相应地档案的分类也发生了变化,由传统的分类方式转化为信息集成系统中的管理模块。在新兴档案电子管理环境中,如果档案人员不积极学习和介入文件的形成和保管程序,就难以掌握到档案信息甚至不能接收和管理档案。
目前大多数档案馆(室)尤其是基层档案馆(室),管理设备和档案处理方法较为落后。要培养高层次管理人才,必须采用先进技术和设备,为其创造良好的发展环境,以带动整个档案事业的发展。因此我们要争取相关部门的支持,尽快尽好地改变我们档案管理条件,为现代化打下基础,同时也造就了高层次高水平的档案管理人才。
   (四)把好人才关口,加强培训力度
现代信息技术在档案领域中的广泛应用和现代档案事业的快速发展,无疑对管理人员提出了更高的标准和要求,提高档案工作者科学文化素质和现代化办公水平,成为档案事业发展的关键。
       1、把好人才关。引进有文化理论水平高、专业知识强,有接受新知识、新事物的基础和能力的人才,启用用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部,加强教育、正确引导,充分发挥他们的聪明才智。
       2、加强专业知识的学习与更新。档案管理人员要努力学习,不断进行专业知识的学习与更新,紧跟时代发展步伐,了解当今档案工作的发展趋势,运用新理论、新技术来管理和改进档案工作,实现新时期档案工作者的适应时代的转变与档案工作信息化、现代化的转型。
       3、拓宽知识面。为适应新时期档案工作岗位发展的需要,必须拓宽知识面,广泛学习各学科、各领域的知识,开阔视野,增长技能,造就一专多能型人才,以适应档案工作的最新发展动态。
       4、加强继续教育与培训力度。目前档案部门普遍存在知识老化、新技术贫乏、信息化步伐迟缓的状况,为了使档案管理人员掌握技能,提高业务素质和工作能力,全面改善当前档案管理工作中存在的弊端,必须要加大档案业务的教育与培训工作力度。一要结合工作实际需要和未来的发展趋势,与实际工作紧密配合,并根据不同的层次、不同的需求,加强继续教育力度,将专业理论知识培训与技术实践训练结合为一体,将专业岗位技能训练与职业素养综合训练结合为一体,要使档案管理人员深入工厂、车间、工地,实地了解工作情况和档案涵盖内容,因需重教,学以致用,便于实际操作,讲究实效。二要积极参加上级和有关部门组织的培训班,尤其是刚刚走上档案管理工作岗位的人员要多参加各方面知识的培训,同时注重加强电子档案管理的培训,相关软件要达到灵活运用、熟练的程度。三要派档案管理员到档案管理先进单位观摩学习,或者是抽调相关人员到先进单位进行阶段性的交流学习,了解他们日常对档案工作的操作流程、应用的先进技术和设备及档案工作管理制度等,取长补短,将先进的管理制度、手段、方法和技术进行推广应用。
    (五)建立档案工作竞争和激励机制
创造一种有效的竞争和激励机制,是指导个人不懈奋斗的最有效的途径。为增强档案人员的责任心、使命感,提高工作能力和效率,促进档案工作的快速发展,首先要合理确定人员编制和结构,实行竞争上岗,树立新的用人观念,对工作突出、业务能力强的人员打破年龄、级别限制,优先录用,为档案先用人才创造公平竞争、施展才华创造了良好的环境。其次实行薪级激励机制,积极探索有效的分配机制,建立了弹性收入机制,把工作人员的切身利益与档案工作成效挂钩,奖优罚劣。第三,加大档案工作规范化管理力度,把档案管理纳入综合目标考核范围内,做为日后任职、晋升的重要参考依据。
                                                                                              


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