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论县级档案馆社会功能实现的途径
        发布时间:2016年07月18日
    众所周知,档案馆的社会功能就是指档案馆面向社会面向公众所具有的档案服务功能。发挥档案馆社会功能创造社会效益是档案馆的生命力之所在。从目前县级档案馆工作的现状来看,其社会功能的发挥是不能令人满意的。主要表现在以下两个方面:
       第一、利用率低、利用范围狭窄。根据近年来笔者对县级档案馆的调查发现,档案馆的年利用人次、卷次很不尽如人意,从档案的利用范围来看更多的是为领导机关服务,为社会公众提供档案服务的比例却很小;
       第二、社会对档案馆的认知程度差。人们对档案馆的性质、地位及其工作职能几乎一无所知。
       那么究竟是什么原因影响了人们对档案馆的认知程度阻碍了档案馆社会功能的实现呢笔者认为有以下两点:一是档案馆宣传工作没有到位。近几年,我们档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动,但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的对档案馆的宣传却未能做到同步进行。另外,县级档案工作者只满足于踏踏实实地做好本职工作,头脑中缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的意识从而影响到社会对档案馆的认知程度。二是馆藏相对匮乏。面向公众为社会提供档案服务必须有丰富的馆藏作为后盾。从目前来看档案馆,尤其是区县级档案馆,馆藏匮乏是影响其社会功能发挥的重要因素。从馆藏结构上看虽称得上“门类齐全”但通常只被领导机关利用的文书档案占大多数科技档案、声像档案等却很少。从档案内容上看真正具有查考价值的档案实在不多可为社会公众所用的档案就更少了。
      
以上两点,在不同程度上妨碍了县级档案馆社会功能的实现。要改变现有状况,充分发挥县级档案馆的社会功能,笔者认为应在三方面下功夫。

       一、采取灵活多样的方式开展县级档案馆宣传工作

       县级档案馆应抓住每一个机会向社会展示自己。可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品以至举办宣传周、宣传月等方式强化公众对档案馆的认识。电台、电视台、报纸等新闻媒体是宣传档案馆的最佳场所是沟通档案馆与社会公众的一座桥梁。档案馆与新闻工作者团结协作采取“广而告之”的方式,向公众宣传档案馆及档案馆工作成果介绍馆藏档案内容势必会收到良好的效果。创办刊物加强宣传,县级档案馆可创办刊物在自己的宣传媒介上设立园地公布馆藏档案目录及馆藏档案史料,登载档案内容简介、介绍档案馆知识并在一定范围内发行以达到宣传档案馆的目的。

     二、做好县级档案馆的各项业务工作    
       一是丰富馆藏、创造条件。没有丰富的馆藏“实现档案馆社会功能”就成为一句空谈。笔者认为目前在丰富馆藏工作中应着重注意以下二点:1、丰富馆藏应注重质量。多少年来由于国情的限制、认识的不足,以及有关法规的不完善,“丰富馆藏”被片面地理解为只是馆藏数量的增加,量的多少成为档案馆是否壮大的标志。因此,丰富馆藏必须克服重量不重质的缺陷,在修改、完善有关规定的基础上将确实具有保存价值的档案收集进馆。2、做好档案征集工作。征集是档案收集工作的主要方式也是丰富馆藏的重要途径。从实践上看征集工作不像接收工作那样受进馆年限的限制在时间的掌握上具有灵活性。另外征集工作范围较广不只是面对领导机关还要面向社会。所以通过征集方式进馆的档案从价值上来说更具有社会性这就为档案馆发挥社会功能奠定了基础。

       二是做好档案开放工作。做好开放工作是保证县级档案馆社会功能得以实现的一个主要方面。开放档案时应严格依照档案法及有关法规认真筛选、审慎鉴定符合开放条件的档案必须向社会开放另外应做好开放档案的宣传工作通过发布公告等方式向社会公众公布开放档案目录介绍开放,使档案内容以便社会公众知晓,为放档案之利用创造条件。
      三是提高编研工作水平。编研工作是档案利用工作的较高形式,是开发馆藏档案信息资源的重要手段,其水平的高低直接影响到县级档案馆社会功能的发挥。笔者认为应做到以下两点:第一,加强编研力量,只有加强编研力量增加人、财、物的投入为编研工作开展创造良好的外部条件才能保证编研工作的正常开展不断提高编研工作的水平。第二,提高编研产品质量,撰写出具有较高使用价值实用性较强易于传播的编研成品才能说明编研工作在档案馆社会功能的实现中发挥了应有的作用。

       三、运用电子计算机参与县级档案馆的管理与利用工作
       电子计算机的高效、准确有助于实现档案馆的社会功能。从目前来看应努力做到以下两点:
      1、实现电子计算机检索提高工作效率。现在一部分县级档案馆虽然配备了电子计算机,录入了不少档案信息并编制了各种专题目录但并没有真正实现电子计算机检索。一方面是由于适用的管理软件尚未出台,另一方面有些档案馆把电子计算机的应用看作是实现现代化管理的“花架子”尚未认识到实现计算机检索的迫切性。因而档案馆工作效率不高影响了其社会功能的实现。档案馆工作人员要提高认识并与科研部门积极合作尽快实现电子计算机检索。    
      2、建立信息联网实现档案信息资源共享。档案作为一种信息若要充分发挥其作用必须进入信息高速公路进入社会的大信息网络这是实现档案馆社会功能的最佳手段。笔者认为目前应做到两点第一档案系统内尽快实现三级联网。即市馆、区县馆、档案室三级联网使档案信息在较为广泛的范围内得以交流为档案价值的实现创造条件。第二尽快加入公共信息网使档案信息的利用具有更加广泛的社会性最大限度地发挥档案馆的社会功能。


                                                       作 者:苑 倩
                                                                       宁津县档案局
                                                                       2007年5月9日


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