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山东省行政许可档案管理办法
        发布时间:2016年04月28日

第一章 总则

第一条 为加强行政许可档案管理工作,促进行政许可档案管理工作规范化、程序化,提高行政许可档案管理水平,确保其有效利用,根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》、《山东省行政执法监督条例》等法律法规的规定制定本办法。

第二条 本办法所称行政许可档案, 是指行政许可实施机关在依法实施行政许可过程中直接形成的文字材料及申请人按规定应提供的文字、图表和照片等不同形式的历史记录。

第三条 行政许可档案是行政许可过程中直接形成的原始记录,必须确保其完整、规范、系统和安全。

第四条 行政许可档案是开展经常性监督工作的基础证据资料,必须积极创造条件,确保其有效利用。

第五条 行政机关应按照档案法规、标准建立健全行政许可等档案管理制度,在用房、设施、人员和经费等方面予以保证。

第六条 各级行政机关档案机构负责本单位行政许可档案的管理,并对本单位业务部门及下属单位的行政许可档案的形成、归档质量进行监督、检查、指导。

第二章 归档内容和要求

第七条 行政许可档案应齐全、完整,已破损的申报材料应予修复,字迹模糊或易退色的文件应予复制,所使用的书面材料、纸张等应符合档案保存要求。

第八条 归档内容

(一)行政机关实施行政许可过程中直接形成的书面文字材料,如申请表、审批单、受理通知书、现场勘察笔录、整改意见书、现场审核表、现场验收报告及许可证正本存根等。

(二)行政许可申请人依法应提交的所有文字、图表和照片等材料。如营业执照、负责人身份证明材料、彩色效果图、安全检测报告、规划许可文件、法规要求上报文件等。

(三)法律法规规定的其他材料。

第九条 归档内容要求

(一)申请人提交的申请材料应为原件,确有困难不能提供原件的可提交复印件,复印件应清晰且与原件完全一致,申请人应逐页加盖公章或骑缝章确认;未取得公章的,须由申请人签印确认。

(二)申请材料应使用A4规格纸张打印,申请表须用钢笔或签字笔填写,字迹要求工整、清楚,不得涂改[注:有修改内容时应由修改者签印]

(三)申请材料中同一项目内容的填写应前后一致,不得自相矛盾。

(四)申请材料中不得使用不利于档案保存的材料,如热敏纸传真件等,字迹耐久性差的须复印后上报。

(五)行政许可档案标准纸型为A4 规格纸张,小于A4纸张的材料(如照片、标签等)需粘贴在A4纸的右上方,大于A4纸的材料(如图纸、营业执照复印件等) 需折叠为A4纸大小,要尽量减少折叠次数,折叠处应尽量位于文件和图表字迹之外,如文件较多时,宜单张折叠,以便查阅。

(六)申请材料中所有外文材料(包括产品、生产企业和申请单位名称)的,应译为规范的中文,并将译文附在相应的外文之后。

(七)申请人提交检测报告,应为具备相应检测资质的技术服务机构出具。

(八)申请人提供的各项申请材料应在正文上方加注标题,内容较多时应加封皮说明,各种平面布局图应在右上方标明方向坐标。

(九)申请人提供的证明材料中不是单份文件时,应将同一内容文件按“正文在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;批复在前,请示在后”的顺序排列。

(十)申请材料要按规定的顺序排列,提供申报材料目录,有文字的应在每页材料正面右下角(背面左下角)打印页码。

第三章 立卷归档

第十条 行政许可档案立卷归档是指将各类许可项目的申请材料进行分类、编号、排列、登记、装订,使之有序化。

第十一条 立卷归档要遵循档案形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,体现动态管理过程,便于保管和利用,按照“一许可一卷或多卷”的原则进行组卷。行政许可档案可按以下顺序排列:

(一) 案卷封面;

(二) 卷内文件目录;

(三) 行政许可决定书、审批表和许可证(批)件复印件;

(四) 行政机关审查形成的、以及行政机关收集的书面材料;

(五) 受理或不予受理行政许可申请的书面凭证、一次性告知材料;

(六) 听证材料;

(七) 行政机关延期办理和批复文书;

(八) 申请人提交的申请材料:

1.行政许可申请表、申请报告;

2.申请人及委托代理人的身份证明、委托书;

3.营业执照或企业名称核准材料;

4.经营场所有效使用证明(租赁合同、房产证等);

5.经营场所地理位置图、平面图、施工图等;

6.从业人员一览表及资质证明等;

7.管理组织机构及制度;

8.其他材料(检测报告等)。

在许可证件(批件)使用期内,年审复核、变更等材料归入该许可证使用周期申办的档案内;许可证件(批件)到期换发的申请材料立新卷。

第十二条 档案分类

行政许可档案分类应当反映档案之间的内在联系,使档案系统化、条理化,便于档案的管理和查找利用。

各行政机关可结合实际工作,制定各类专业档案的分类目录。

按“随办随归”的原则,行政许可办结后,应将文件材料及时交档案管理人员立卷归档保存,并履行交接手续。

第十三条 档案装订

采用左侧装订,用线绳在距案卷左边约15毫米处三孔一线装订。装订前,永久保存档案卷内材料要去掉所有金属固定物;对装订边狭小的材料要加边后装订。并由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章。

第十四条 档案编号

行政许可档案编号:全宗号-分类号(或者案卷目录号)-案卷号。

1.全宗号:档案馆(室)给定每一个全宗的代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序号。

示例:“J036

2.案卷目录号:全宗内案卷所属目录的代码。以三位阿位伯数字标识。

3.类别号:馆(室)藏档案类别的代码。是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。不同级位之间可用间隔符“·”分开。不产生误解时,可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

示例:“J063-SA3-048中的“SA3”。

4.案卷号:档案排列的顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。若设分卷的档案,则在案卷号后用阿拉伯数字标识,并加“()”。

示例:“J063-016-1231)”

5. 硬封面卷脊填写年度、全宗号、类别号(案卷目录号)、案卷号。

第十五条 案卷格式

案卷格式按《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)规定。案卷封面采用硬封面和软封面两种形式。采用软封面的,逐卷装订后,装入档案盒。

封面用材按照《无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板》DA/T24-2000执行。

硬封面的规格:封面尺寸规格采用310mm×220mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设101520mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮,上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

软封面的规格:软封面的规格为封底封面尺寸相同。封面内页可打印或印制档案卷内目录,封底内页可印制档案备考表。

第十六条 档案排列

档案的排列是指在分类方案的分类号中最后一级类目内根据编号确定档案位置的过程。

根据分类方案将不同类别的档案分柜或分区存放并加贴指示标志,以便查找。

第十七条 归档登记

按“随办随归”的原则,窗口承办人员办结审批手续,申请人领取许可证件(批件)后,应将审批材料及时交档案管理人员立卷归档保存,并履行交接手续。

为确保档案的安全、完整,要建立健全归档文件材料交接、验收和归档登记制度,做到及时归档、严格验收、准确登记。

第十八条 行政许可档案案卷级目录著录项目按《档案著录规则》(DA/T18-1999)规定执行。著录项目中全宗号、目录号和类别号、案卷号、案件名称(案卷题名)、责任者、文件起始时间、文件终止时间、卷内文件份数、保管期限、数据库级别、载体类型为必须著录项目,密级、分类号、主题词或关键词、载体规格、载体数量、附注、全文标识等其他著录项目为选择著录项目。

第四章 档案的管理

第十九条 行政许可档案应由档案机构专职档案管理人员负责。

第二十条 专职档案管理人员,必须热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,岗前培训,并具备一定的档案专业知识和具备较高的科学文化水平。

第二十一条 建立行政许可档案借阅登记制度,严格按要求履行借阅登记手续。

第二十二条 行政许可档案未经单位主要负责人批准任何人不得复制。

第二十三条 行政许可档案涉及申请人提供的技术资料属商业秘密的,档案管理人员应严格遵守保密制度,不得以任何方式向他人泄密。

第二十四条 外单位人员因公需查阅行政许可档案时,应持单位有效证明文件,经主管领导批准后方可查阅,但不得将档案带离档案室。

第二十五条 行政许可档案按照国家档案法规要求,保存在档案机构库房中,保持适当的温度、湿度,库房门窗要坚固,要有防火、防光、防尘、防鼠、防潮、防盗、防虫、防高温、防污染等安全措施。

第二十六条 行政许可档案保管期限

重大行政决策或引发社会关注的行政许可档案保管期限为永久。

一般经营许可、工程建设类许可、资质许可档案的保管期限为10年,有争议或具有典型作用的许可档案保管期限为30年。

行政许可有效期20年以上的保管期限为永久,其他行政许可档案的保管期限为定期(10年、30年),或以申请单位许可证件的有效期为准。一般许可证有效期届满失效之日起或单位自行申请注销之日起满2年后可不再保存。

许可档案保管期限到期时,经鉴定其档案无保存价值的可按有关规定要求销毁。

第二十七条 与行政许可档案相对应的归档电子文件整理按《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002规定执行。

第二十八条 与行政许可档案相对应的纸质图片、底片整理按《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)执行。

第二十九条 各行政机关应积极创造条件,逐步实现行政许可档案存储数字化、管理现代化、利用网络化。

行政审批、非行政许可审批档案参照此办法执行。

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